Szkolenie

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do samodzielnej pracy z programem w zakresie efektywnego wykorzystanie możliwości komunikacyjnych programu oraz efektywnego zarządzania czasem, spotkaniami, kontaktami i zadaniami.

Wymagania wstępne

Po szkoleniu uczestnik będzie umiał:

1. Prowadzić korespondencje za pomocą poczty Microsoft Outlook – pisać własne wiadomości i odpowiadać na pocztę otrzymana, przekazywać korespondencję, drukować, dołączać pliki w postaci załączników
2. Organizować pracę z pocztą elektroniczną za pomocą definiowania szablonów wiadomości, automatycznych podpisów, tworzenia folderów tematycznych ułatwiających porządkowanie wiadomości, stosowania systemu flag, wyszukiwania, sortowania widomości
3. Dbać o bezpieczeństwo swoich danych – stosować szyfrowanie treści, wykorzystywać możliwości powiadamiania, klasyfikować wiadomości jako śmieci, archiwizować stare wiadomości, zapewnić sobie odpowiedni poziom bezpieczeństwa podczas korzystania z załączników
4. Zarządzać kontaktami – poprzez tworzenie i grupowanie kontaktów, tworzenie list dystrybucyjnych
5. Planować i nadzorować spotkania, zadania i zdarzenia
6. Korzystać z kalendarzy podczas planowania czasu pracy i spotkań – poszukiwać wolne terminy

Program szkolenia

Prowadzenie korespondencji

1. Tworzenie i adresowanie wiadomości – korzystanie z książek adresowych
2. Formatowanie wiadomości
3. Odpowiadanie na otrzymaną wiadomość, śledzenie przebiegu rozmowy poprzez grupowanie wiadomości według tematów konwersacji
4. Definiowanie priorytetów, przypomnień, znakowanie wiadomości za pomocą flag, korzystanie z wiadomości oflagowanych
5. Oznaczanie wybranych wiadomości jako nieprzeczytanych
6. Przekazywanie wiadomości
7. Tworzenie i korzystanie z szablonów
8. Przekazywanie załączników i elementów w wiadomościach
9. Zabezpieczanie wiadomości poprzez opcje potwierdzeń, szyfrowania i podpisu elektronicznego
10. Porządkowanie zawartości skrzynki za pomocą folderów
11. Korzystanie z poczty podczas delegacji – definiowanie powiadomień o nieobecności
12. Porządkowanie wiadomości za pomocą folderów, widoków i kolorów
13. Definiowanie reguł zachowania programu dla wybranych wiadomości – definiowanie kryteriów dla wiadomości objętych regułą
14. Archiwizowanie wiadomości starych, oczyszczanie skrzynki pocztowej, zapisywanie informacji w postaci plików

Zarządzanie kontaktami

1. Korzystanie z książek adresowych
2. Definiowanie kontaktów – dodawanie nowych adresów do książki adresowej
3. Definiowanie danych o kontakcie
4. Tworzenie grup odbiorców
5. Tworzenie list dystrybucyjnych
6. Przeglądanie i przeszukiwanie kontaktów, wyszukiwanie telefonów, kontaktów do wybranej firmy

Zarządzanie zadaniami, notatkami i dziennikiem

1. Definiowanie czynności do wykonania, terminu rozpoczęcia i zakończenia czynności, określenie priorytetów zadań
2. Ułatwienie zarządzania zadaniami poprzez system przypomnień oraz raportowania
3. Obserwacja zadań bieżących i przyszłych. Przypominanie o zbliżających się terminach i zadaniach przeterminowanych
4. Tworzenie i obserwacja notatek
5. Rejestrowanie informacji za pomocą dziennika.

Planowanie czasu pracy

1. Wykorzystywanie kalendarza Outlook do organizowania własnego czasu
2. Zarządzanie terminami Kalendarza
3. Organizowanie spotkań firmowych przy użyciu Kalendarza
4. Personalizacja Kalendarza: godziny pracy, dni wolne, strefy czasowe i inne
5. Organizowanie spotkań: dobieranie terminu spotkania, wysyłanie zaproszeń, monitorowanie odpowiedzi, przenoszenie i anulowanie spotkań